"Tüm yönetim sorunlarının %60'ı hatalı iletişimden kaynaklanır." PETER DRUCKER

Telefonla görüşürken acaba bizi ne itibarlı kılıyor,ne motive ediyor ve profosyonel anlamda etkili olmamızı ne önlüyor.Yapılan araştırmalara göre yüz yüze iletişimde ilk izlenim yaklaşık olarak 10-30 saniye de oluşuyor.Telefonda ise bu süre 4-6 saniyeye iniyor. Yüz yüze iletişimde ilk izlenimi oluşturan unsurlar önem sırasına göre şöyle oluşuyor.Kelimeler %7, söyleyiş tarzı %38 ve beden dili %55.Telefonla görüşmede göz teması olmadığı için beden dilinin payını söyleyiş tarzına eklersek ikisinin toplam payını %93 buluruz.Demek ki telefonla görüşmede,ilk izlenim için söyleyiş tarzı çok önemlidir.Bu gerçeklerin ışığında telefonla görüşürken şu hususlara dikkat etmek gerekir.

1. Telefonu çok sevdiğimiz ve uzun bir süredir görüşmediğimiz bir arkadaşımız arıyormuş gibi açmalıyız.
2. Konuşmaya başlamadan önce yüzümüzde bir gülümseme oluşturmalıyız.
3. Ağzımızda bir yiyecek varsa onu yutmalıyız ve ağzımızı boşaltmalıyız.
4. En güzel ses tonumuzu kullanmalıyız.Alçak veya yüksek sesle konuşmamalıyız.Yüksek,ince ve keskin tonlar kızgınlık ifade eder.Yüksek ve ince bir gülüşse bazen neşe,bazen de sinirlilik durumuna işaret eder.
5. Telefonda biriyle konuşurken asla başkaları ile konuşmamalıyız.Başka bir şeyle ilgilenmemeliyiz.
6. Çok hareketli bir şekilde telefon görüşmesi yapmamalıyız.Vurgulamak istediğimiz yerlerde sesimizi yükseltmeli,gizlilik telkin etmek istediğimiz yerlerde alçaltmalıyız.Ayrıca;ciddi konularda konuşurken sesleri uzatmalı,hafif bir konuda konuşurken kısaltmalıyız.Bazen anlamlı olarak susmalıyız.Anlamlı suskunluk,konuşmayı kasten keserek karşımızdaki kişinin bize cevap vermesini sağlamaktır.Başka bir ifadeyle sözlerimize karşı muhatabımızın tepkilerini almaktır.Karşımızdaki konuşmanın konusuyla ilgiliyse mutlaka birşeyler söyler.Fizikte, tabiat boşluk kabul etmez.Anlamlı suskunluk iletişimde bir boşluk oluşturur ve diğer kişiyi bu boşluğu doldurmaya teşvike der.
7. Telefonu mutlaka açan kapatır.Bu ilkeye uymalıyız.
8. Eğer aradığımız kişi yoksa kiminle konuştuğumuzu sormalı ve not bırakmalıyız.Muhatabımızın ismni almalı ve onun adıyla hitap ederek telefonu kapatmalıyız.
9. Konuşma boyunca yüzümüzdeki tebessüm kaybolmamalıdır.
10. Aradığınız kişinin hatırını ve hayatının son günlerde nasıl gittiğini sormadan gerçek konuya girmemeliyiz.
11. Telefonu açar açmaz "İşim Çok","Yorgunum" "Yoğunum" gibi ifadeler kullanmamalıyız.Unutmamalıyız:Bu dünyada herkesin kendine göre bir iş yoğunluğu vardır."Ya","Hım" gibi sesler bizi konuşmaya teşvik eder."Öf" gibi sesler ise cesaretimizi kırar.Bunlardan anlam çıkararak duruma göre konuşmayı sürdürmeli veya kesmeliyiz.
12. Konuşma düzeyinizi,karşınızdakinin eğitim ve bilgi düzeyi belirlemelidir.Telefondaki kişiye uyan bir  dil kullanmadığınızda onu kaybedersiniz.İnsanlar birbirlerinin ne kastettiğini anlamadıkları sürece,iletişimde bulunmuyorlar demektir.Çoğu zaman gönderdiğimiz mesaj,bizim göndermek istediğimiz mesaj değil,karşımızdakinin aldığı mesajdır.Biz ne soylersek söyleyelim,önemli olan diğer kişinin bunu nasıl yorumladığıdır.Yanlış anlamaları önlemek için,yaptığımız görüşmeyi ciddiye almadığımızı akla getirecek kadar çok gülmemeliyiz.Konuşmada diğer kişiyi anlama çabasında olduğumuzu göstermeliyiz."Sanırım bunu iyi anladın", "Kızgın gibisin" gibi yorumlar karşımızdakinin hem sözlerini hem de duygularını iyi anladığımızı gösterir.Unutmamak gerekir:İnsanlar sözlerinin ve duygularının iyi anlaşılmasını ister.Anlaşıldığı zaman da bunu takdir eder ve rahatlarlar.Başka bir ifadeyle karşımızdaki rahatlamışsa demekki onu doğru anlamışız...